受付業務の在り方を見直そう!
非接触型受付システムのポイント
新型コロナウイルスの蔓延により、私たちの生活環境は大きく変わりました。人と会うことが難しくなり、企業の感染対策は必要不可欠なものとなりました。
しかし、テレワークやオンライン会議が当たり前になっても、完全に人との接触を無くすことは困難です。
例えば、自治体による本人確認が必要な申請を行う場合や、病院での診療、現場作業が必須の業務など、やむを得ず訪問・対面が必要となることは数多く存在します。
そこで多くの企業にとって問題となるのが、来客・受付業務による複数人の接触です。
従来の、人が来客対応を行う受付のままでは接触する人数が増え、感染リスクが高まってしまいます。
そんな問題を解決するのが、
新型コロナウイルスの影響により導入企業も増えている
「非接触型受付システム」です。
受付業務の効率化を図るために開発された無人受付システムが発展し、
人と接触しない「非接触」だけでなく、機械(モノ)に触れることさえも必要としない
システムが開発されています。
受付業務の3つのポイント
今回は、Withコロナ時代の受付業務の在り方について大切なポイントを3つご紹介いたします。
非接触であること
人と接触しないことはもちろんのこと、不特定多数の人が触れる内線の受話器などの機械(モノ)に触れないことも重要となります。従来の無人受付ではモノに触れないことは想定されておらず、画面をタッチするボタン操作などが必要でした。
昨今ではAI技術の発展により、音声認識による声による操作や画面に触れずに操作を行うタッチレス操作など人やモノに触れることなく受付の応対を可能にします。
担当者への連絡がスムーズであること
システムを導入して手間が増えてしまっては本末転倒です。来社された方がストレスなく担当者へつながることが重要となります。
訪問時、担当者へ直接電話ができるシステムやチャットツールへ通知が届くと行った方法で、受付対応のための内勤社員の取次ぎを無くし、効率化と感染対策の両立を図ります。
記録が残ること
接触を避けるためとは言え、管理ができなくなってしまうことは企業の信頼性に関わります。
カメラによる映像、マイクによる音声、これらの記録をとることで、万が一、感染の可能性があった場合には接触範囲の確認に正しい情報を提示する事が可能となります。
これらのポイントを踏まえ、適切なシステム導入、受付業務の効率化・感染対策を行い、Withコロナ時代にあった業務改革を進めていきましょう。
個別相談受付中!
当社では非接触型受付システムの開発(2021年10月リリース予定)に取り組んでおります。
すでに社内の試験運用を開始しており、今後お客様への実証実験も予定しております。
受付業務の見直しをご検討の際はご連絡ください。