家賃債務保証業務をシステム化する方法とそのメリット

入居者様の申込情報をFaxで受け取ると、その情報をシステムに手入力する必要があり、負担に感じる方もいらっしゃると思います。
また、管理会社様から審査状況や代位弁済の受付について、何度も問合せ電話がかかってくると、その都度対応することになり、本来の業務が中断され大変です。
入居者様の家賃滞納が発生した場合、滞納者のリストを作って、上から順に電話番号を打ち込んで電話をしていくのは負担も大きいですし、掛け間違いが発生するリスクがあります。

このような電話やFaxでのやりとりから発生する負担を、少なくしたいと思いませんか？

お客様の社内で、かなり経験を積んだベテランの有識者しか審査業務ができない、ということはありませんか？
このような特定の担当者に依存している状態のことを「属人化」といいます。

業務の属人化は、その有識者の業務理解を更に深めて熟練度が上がるなど、もちろんメリットもありますが、ベテランの有識者に業務負担が集中したり、次世代の担当が育たなかったりというような無視できないデメリットがあることも考えておかなければいけません。

長年、家賃債務保証業務を営まれてこられたお客様のシステムには、収集された顧客データが蓄積されていると思います。
この顧客データをうまく利活用すれば、新しいビジネスを創り出せるヒントが眠っているかもしれません。

これまでお客様が培われた信頼と実績の蓄積である顧客データをうまく活用できる仕組みが存在するでしょうか？

Faxに記入された入居者様の申込情報を、システムに手で入力するのはとても大変です。
しかし、Faxを読み取って自動的にシステムに入力してくれる仕組みがあれば、この負担を大きく軽減してくれるでしょう。

審査状況について、何度もお問い合わせのお電話を受けるのは、とても大変です。
しかし、管理会社様がWEBブラウザで、リアルタイムに審査状況を確認・代位弁済の依頼ができる仕組みがあれば、どうでしょうか？
お問い合わせの電話が確実に少なくなり、お客様は本来の業務に集中できます。

家賃滞納者をリストアップして、順番にお電話をかけていくのは、とても大変です。
しかし、システムが自動的に家賃滞納者のリストを画面に表示し、SMS(ショートメール)やオートコールを使った初期督促を実施して、システム画面からは電話ボタンをクリックするだけで、コールセンター業務の様に電話と連携してかけることができれば、掛け間違いのリスクを減らすことができるでしょう。

審査業務については、長年の経験でないと判断できない面もあり、属人化を完全に解消することはできないかもしれません。

しかし、外部信用情報機関から、外部信用情報を取得する仕組みがあれば、滞納事故を未然に防げる確率が上がり、審査業務の助けになるでしょう。
(※システム化により個人信用情報を利用した自動審査の実現も可能となります)

また、AIによる審査判断ができるシステムも存在します。
AI審査システムは、お客様の審査ノウハウを学習して審査精度を上げていくため、導入当初は効果を発揮しないかもしれません。
しかし、継続してシステムを利用して審査実績を蓄積することで、より精度の高い審査支援が可能になるでしょう。

長年の家賃債務保証業務により蓄積したビックデータ(顧客データや滞納情報等)を用いて、経営指標としての代位弁済発生の因果関係を導き出すデータ分析であったり、顧客へのクロスセル(少額短期保険の販売など)、が可能となり、お客様のビジネス拡大に貢献します。

お客様の社内に眠る、貴重な情報(データ)からヒントを見つけ、新しいビジネスの可能性をつかみ取りましょう！