紙運用からの脱却！～電子化のすすめ～
【第１回】電子化・ペーパーレス化のメリット
電子化、ペーパーレス化は昨今よく聞くキーワードかと思いますが、皆様の会社ではどのくらい実現されてますでしょうか。コロナ禍でこれらの対応はオンライン会議などと同じく急速に推し進められていますが、まだまだ整備されていない企業も少なくないのではないでしょうか。
「世間ではテレワークが推奨されているのに、見積書にハンコを押すためだけに出社しないといけない」
「多くの取引先が電子化を進めているのに、うちの都合で紙文書での対応をしてもらっている」
「取引先とは電子ファイルのやり取りなのに、社内の承認を得るためだけにわざわざ紙出しをしている」
そんなお悩みはございませんか。
そんなお客様に向けて本連載では、紙運用の「電子化・ペーパーレス化」に重要なポイントを解説していきます。
電子化・ペーパーレス化のメリット
第1回目は、「紙運用から電子化・ペーパーレス化に切り替えて具体的に何が変わるのか」
電子化・ペーパーレス化のメリットについて解説していきます。
メリットは大きく分けて下記の４つに分類されます。
コロナ対策
紙文書の場合、押印、印刷、製本、郵送は出社しなければできません。電子化した場合、これらの業務を効率化できテレワークを行うことが可能となります。ハンコ出社をなくします。
業務の効率化
文書発行プロセスにある煩雑な業務が効率化できます。印刷、製本、封入、投函、郵送、捺印、保管、進捗管理、督促などの作業が大幅に減少します。作業スピードの向上と作業量の削減が期待できます。
管理性の向上
膨大な数の文書を簡単に検索・閲覧・共有でき、進捗管理、文書管理におけるコンプライアンスを強化が可能となります。
書棚に保管する紙運用と違い、サーバでデータを管理、バックアップが実現でき、BCP対策にも有効です。
コスト削減
電子文書は課税されないため、契約書等の大幅な印紙税の削減、節税対策ができます。また、印刷、製本、郵送にかかわる費用が削減でき、ペーパーレス化と合わせてコスト削減にも貢献します。
Point!
電子文書は課税文書にあたらない!?
課税対象となる文書（契約書等）を書面、紙の文書として作成した場合、書面の種類と記載されている金額に応じて、定められた金額の印紙を貼り納税を行う必要があります。これを電子ファイルで作成した場合、課税文書にあたらないため、印紙税の対象外とされます。国会答弁においても「課税はされない」と回答されています。（参照：内閣参質 162第9号 五について）
ここまで「電子化・ペーパーレス化」のメリットについて解説しました。
しかし、メリットだけが分かっても「電子化・ペーパーレス化」は実現しません。
特に原本性や非改ざん性が重視される契約書や見積書の電子化には、注意が必要です。
次回は、そんな契約書や見積書の電子化でよく聞く「電子サイン」「電子署名」の違いについてご紹介します。
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